Совет волонтеров при Министерстве обороны, заработавший в октябре 2014-го, – одна из самых успешных общественных инициатив, системно работающих при министерствах.
За почти два года волонтеры не только «высадились десантом», заняв ряд министерских должностей, поучаствовав в создании Проектного офиса при МО – они по-прежнему продолжают влиять на ситуацию в министерстве.
Так, недавно с подачи волонтеров и при поддержке министра обороны Степана Полторака прошла кадровая «чистка» – руководители ключевых департаментов прошли через систему профессиональных, личностных тестов и полиграф. В результате такой проверки часть сотрудников была уволена, другие – переведены в иные департаменты. «Краш-тест» не прошел весь финансовый отдел МО.
Один из координаторов процесса – Алексей Гридин, заместитель главы Совета волонтеров Давида Арахамии (последний не так давно объявил, что вынужден вернуться в IT-бизнес, для того, чтобы поправить дела компании).
Гридин тоже пришел из бизнеса с руководящей позиции. До волонтерской работы в министерстве, как и многие, волонтерил в ГО «Патриот», обеспечивая фронт касками, бронежилетами и многим другим. В октябре 2014-го пришел в МО как проектный менеджер, сейчас – член комитета реформ при МО.
Несмотря на предложения работать в министерстве, Алексей Гридин считает, что общественный контроль со стороны волонтеров – не менее эффективная форма поддержки реформ.
«Задекларированная реформа пережила уже третью реинкарнацию. И нам важно не сбавлять темп, и держать чиновников в напряжении», – поясняет он.
Самая большая проблема в МО – это кадры
– Над какими ключевыми проектами сейчас работают волонтеры МО?
– В МО был проведен кадровый анализ. Сейчас в аппарате в Киеве работает 770 человек. Для эффективного управления министерством столько людей не нужно.
С целью повышения эффективности было решено изменить структуру. Для этого необходимо было сократить почти 200 сотрудников.
Волонтеры предложили министру: давайте выявим тех, кто способен стать агентом изменений и помогать реформированию, и тех, кто как балласт, сопротивляется.
В мае мы обратились к ряду международных HR-агентств, работающих в Украине, чтобы они помогли нам сделать адекватную систему тестирования.
В течение нескольких недель такая система была разработана совместно со специалистами Военного института психологии и его руководителем Назимом Нагаевым. В этом процессе также были задействованы HR-специалист волонтер Денис Калачев и глава Проектного офиса Андрей Загороднюк.
Руководители департаментов проходили, помимо тестирования, еще и полиграф. Их результаты попадали сразу на стол к Полтораку.
– И к каким результатам пришли в итоге тестирования?
– Самая большая проблема в МО, как и во многих сферах, – это кадры.
У нас более 50% руководящего состава и узких специалистов МО к 2018-му году должны уйти на пенсию. А специализация по многим направлениям настолько узкая, что необходимо готовить людей «на вчера». Например, в таком направлении, как вооружение, средний возраст сотрудника 60+. А туда с улицы просто так человека не возьмешь.
Что позволило выявить тестирование? Мы очень глубоко изучили проблематику вот этих «узких горлышек» МО. Провели анонимное анкетирование сотрудников, получили после теста характеристики человека по определенным параметрам, выявили потенциальных руководителей.
– С трудом верится, что волонтерам это удалось. Потому что, несмотря ни на что, обычно ситуацию в МО характеризуют словами «саботаж» и «сопротивление».
– Мы действовали при полной поддержке министра и его замов. Причем, некоторые замы министра положительно удивили своей принципиальностью в подходах.
Правда, мы с начала работы неделю потратили на то, чтобы правильно организовать работу комиссии с функциональной точки зрения. Потому что чиновники очень сильно защищены законом.
Анонимное анкетирование сотрудников о деятельности руководства о многом рассказало.
Руководитель финдепартамента сам решил подать в отставку, хотя был «бессменным» на протяжении более 20 лет. Про него в МО вообще ходило много легенд, но мы были ограничены в возможностях проверить их все.
Тем не менее, в процессе тестирования и собеседования стало четко понятно, что его отдел – это такой закрытый клуб, где все роли расписаны. Комиссия предлагала вакантное место руководителя его заместителям, которые, как один, отказывались под разными предлогами.
В его отделе каждый хотел остаться на своем месте. Это говорит о том, что выстроена бала структура, которая работала годами.
Первым решением комиссии, причем единогласным, было следующее: все должности департамента объявить вакантными. И министр сначала согласился.
Но впоследствии было принято решение индивидуально собеседовать каждого сотрудника, так как это могло просто остановить работу департамента на неопределенное время.
– Что еще удалось выявить в процессе этого кадрового «краш-теста»?
– Если продолжить по финансовому департаменту, хотя есть и много других, не менее проблемных в кадровой части…
Скажем, два сотрудника, ведущие спецфонд – это деньги, которые поступают на счета МО от коммерческой деятельности: сдача помещений, территорий в аренду. Спецфонд ежегодно собирает примерно 1 миллиард гривен.
К этим двум сотрудникам стекается вся информация об оплатах. Например, со 100 гектаров министерской земли за сдачу в аренду приходит в одном случае 100 тысяч гривен, в другом – 20 тысяч (цифры условные).
Мы пробуем у них выяснить, в чем дело, – и понимаем, что сотрудники прекрасно видят и понимают, почему в одном случае происходит неуплата. Но нам говорят: «Это не в нашей компетенции».
Или вот еще, есть в МО управление физкультуры и спорта, на него ежегодно выделяется от 5 миллионов гривен, у них в аппарате 9 человек работает, а вообще – 684.
Мы задаем вопрос – в чем ваша эффективность? Они пожимают плечами.
Их основная задача – наполнять спецфонд для самоокупаемости. Откуда будет эффективность развития спорта в армии или влияние на политику подготовки военнослужащих, если приоритеты другие?.. И если взять хорошего менеджера и создать спортивные программы, то спорт – это еще одно направление, которое может наполнять казны МО. А не только сдача в аренду и «обилечивание» бассейнов и спортивных площадок.
Также комиссия при собеседовании выявила очень хорошего специалиста, которого пытались «уйти» без огласки – и приняла решение о его назначении.
Ключевой вывод – вид «изнутри» министерства не такой уж и удручающий
– Какие департаменты оказались наиболее коррупционными? Что удивило?
– Руководителей департаментов и направлений, которые мы считаем потенциально коррупционными, – а это финансовое, госзакупок, вооружения, военпреды и т.д. – комиссия сразу отправила на полиграф. Решения по ним принимались министром.
Созданные специально для Минобороны тесты показывали не только уровень профессионализма, но и морально-этические качества. Вот тут у нас тоже были очень интересные результаты.
Например, были примеры среди военпредов (военные представители МО на предприятиях, обслуживающих технику армии – ред.). Это люди с хорошим военно-техническим образованием, огромным опытом работы, сильными связями в свое сфере.
Люди не с улицы, а глубоко разбирающиеся в технике. Что делать с ними, если у многих по профессиональным качествам высокая оценка – 8-10, а по морально-этическим – 2? Это потенциальный коррупционер.
Знаете, как это проявляется?
Технике, которая имеет II-ю категорию ремонта и нуждается только в замене масла или подшипников, – присваивается IV категория, которая включает серьезный ремонт с переборкой двигателя. Так списываются детали и выделяются сотни тысяч гривен на несуществующие ремонты.
Таких специалистов в аппарате МО работает 15 человек, а по стране больше тысячи. И все они требуют прохождения «аттестационной» комиссии.
Хочу сказать, что по военпредам комиссия рекомендовала полный пересмотр функционала этой службы.
– Насколько важным фактором были морально-этические качества?
– Для таких позиций – ключевыми. Мы пытались таких людей убрать с должностей, где речь идет о распределении ресурсов.
– А могли тесты быть ошибочными?
– Над ними работали очень компетентные HR. В тесте было более 350 вопросов, которые настолько по-разному формулировались, что систему невозможно было обмануть.
Хотя у нас был один персонаж, который все тесты сдал на отлично, но по нему уже давно было подозрение, что он просто внедренный в систему человек, и, возможно, даже специально натренированный.
Во всех случаях, где на ответственных позициях были сотрудники с высокими показателями по коммуникациям и низкими моральными качествами, комиссия рекомендовала министру обороны перевести на другие должности, чтобы минимизировать потенциальный ущерб.
– Алексей, какой ключевой вывод сделали волонтеры, благодаря вот этому проекту?
– Мы, во-первых, еще лучше стали понимать «подводные камни» министерства. Увидели чиновников среднего уровня, среди которых оказались адекватные специалисты с высокими моральными качествами и западным образованием. Мы их рекомендовали продвинуть по карьерной лестнице; некоторых перевели на более высокие позиции.
Ключевой вывод – что вид «изнутри» министерства не такой уж и удручающий. И есть позитивные результаты, в том числе по кадровой политике.
Второй важные момент: волонтеры, по сути, инициировали глубокое погружение заместителей министра в то, как работает министерство не с точки зрения процедур – а с точки зрения людей. Они увидели проблематику не через доклады своих подчиненных, а через общение с непосредственными исполнителями.
Например, стало понятно, почему такая проблема с жилищными вопросами. Потому что если бы ими занимались люди с более высокими моральными качествами – строительные компании МО в предыдущие годы не работали бы как «МММ»: начинали один объект, не достраивали, бросали, начинали следующий, вытаскивали деньги из бюджета на подготовку других, и так по кругу.
Так мы изучали практически все существующие проблемы в МО через общение с исполнителями и руководством.
Поднимается какая-нибудь проблемная тема: исполнитель рассказывает свое видение, руководитель департамента своё – и профильный замминистра поясняет суть уже с другой точки зрения.
Отсутствие единой информационной системы – ключевая причина потери ресурсов и коррупции
– Параллельно с профессиональной проверкой кадров вы проводили обучение волонтеров. Это была попытка найти среди волонтеров нужных специалистов?
– Проект обучения волонтеров, который прошли 102 человека, решал несколько иные задачи.
Во-первых, за два года войны многим волонтерам все же надо было дать базовое понимание, как устроено министерство, какова логика принятия решений, кто и за что отвечает.
Зачем это нужно? Чтобы волонтеры понимали, какими ресурсами обладает МО, и могли помогать бригадам напрямую решать вопросы. Потому что многое из помощи, которую военные просят у волонтеров, можно получить в МО.
Плюс, это еще и систематизация работы самих волонтеров. Плюс работа волонтеров в рабочих группах МО, ГШ и Комитета реформ над системными изменениями.
Второй момент – это коммуникация внутри самого волонтерского сообщества.
У нас было пять групп по 20 человек. После недельного обучения они все между собой общаются и решают общие задачи еще быстрее. Теперь это – команды.
Программу обучения мы подготовили не за грант, а сами, вместе с Национальным университетом обороны Украины.
Опыт волонтеров был очень полезен и военным. Понимание теории и наличие практики делает людей еще более эффективными. Коммуникация налажена не только между людьми, но и внутри представлений о реальном положении дел.
– Как дальше будет развиваться этот тренд? Рассматриваются ли эти, уже профессиональные волонтеры, как кадровый резерв?
– Волонтеры – одна из самых патриотических прослоек населения. Для того чтобы перезапустить процессы в стране, нужно, чтобы 5-10% имели примерно одинаковый взгляд на вещи и могли объединиться, чтобы предложить новые решения.
Сейчас мы с международным и кадровым департаментами готовим новую программу обучения совместно с несколькими посольствами.
Задача: создать пилотную программу обучения за рубежом по узким специализациям примерно для 40-50 гражданских, чтобы они по возвращению работали на контракте с МО.
Западные партнеры нас в этом поддерживают.
Сейчас мы работаем над тем, каковы должны быть гарантии, чтобы эти люди вернулись именно в МО на те должности, ради которых они выезжали.
– Как вы работаете с Проектным офисом?
– Мы координируемся и двигаемся вместе. Фактически, совет волонтеров при МО – это такие медиаторы процесса.
Мы сейчас задействованы во многих процессах. Например, в разработке антикоррупционной составляющей, которая будет включена в новую IT-систему, над которой сейчас работают, в том числе, и волонтеры.
Потому что мы столкнулись с тем, что нет вот этой единой информационной системы (инфраструктуры) и это ключевая причина потери ресурсов и коррупции.
Огромное количество программ не синхронизированы между собой, из-за чего невозможно увидеть общую картину.
Если нет электронного учета ресурсов – у тебя нет чёткого понимания расходов, где что числится, как расходуется и планируется. Это касается всех ресурсов – от носков и трусов до вооружения и начисления зарплат.
– То есть, волонтеры выступили еще и этакими «архитекторами» системы МО?
– К нам обратились ребята из 92-й бригады, попросили помочь им сделать локальный проект для кадрового учета, потому что у всех всё в основном на бумаге или в Exel. Они попросили написать программку.
Я подключил волонтеров-айтишников. В процессе постановки техзадания мы столкнулись с тем, что надо писать уже не только по кадровому учету, а в том числе и по финансовому и материальному обеспечению.
Начали с мелкого проекта – а сейчас собрали рабочую группу айтишников, которые работают над проектом АК «Бригада», которая объединяет учет всех ресурсов.
Также мы инициировали и запустили анализ всех существующих программных систем и «железа» в МО с целью создания единой информационной инфраструктуры ВСУ. Уже прописана «дорожная карта» создания IТ-инфраструктуры, которая согласована с принципами развития, заложенными в СОБе, и утверждена министром обороны.
Это один из важнейших шагов, который мы сделали за последнее время. И он приведет к тому, что реализация такой системы серьезно усложнит возможность коррупционный махинаций с обеспечением на системном уровне.
Многих это не будет устраивать – но мы готовы бороться за будущее нашей армии.
